配車表とは？作成のポイントと管理システム活用のメリットを詳しく解説

輸配送の効率化と高品質なサービスレベルの維持・運用に欠かせない要素の一つが「配車表」です。配車の良し悪しは、物流の効率や顧客満足度に直結するため、その重要性は言うまでもありません。かつては熟練の職人技が求められる領域であり、個々の経験と勘に依存していました。しかし近年、多くの企業が紙やExcelでの配車表管理がもたらす属人的な課題に直面しています。

本では、配車表の基本的な役割や管理上の課題を明らかにするとともに、配車表管理を効率化するためのシステム活用について解説します。

配車表とは？

配車表とは、配車業務を担当する配車係が納品先や納品物量に基づき、車両とドライバーを適切に割り振ることで作成されます。配車表の目的は、納品先に対して車両やドライバーの割当、そして納品時間の計画・管理を行うことです。
配車表には以下のような情報が含まれます。

• 納品先
• 納品物量
• 出発・到着日時
• 担当ドライバー
• 使用車両など

配車表に基づく配車業務のプロセス

配車業務は主に以下の4つのプロセスに分類されます。

1. 納品予定の受領
   荷主から納品予定を受け取り、必要な情報を確認します。
2. 配車計画の立案
   納品予定と車両情報を基に、効率的な配車計画を作成します。
3. 委託先物流会社への依頼と承認
   作成した配車計画を委託先の物流会社へ提示し、承認を得ます。
4. 配送の実施と結果のフィードバック
   実際の配送を行い、物流会社から配送結果を受領。フィードバックを次回以降の計画に反映します。

配車表の役割と重要性

配車表は、荷主からの配送依頼を基に効率的な輸送を実現するための重要なツールです。また、以下のような役割とメリットがあります。

• 委託先物流会社への指示書としての機能
  配車表は配送内容を具体的に伝え、誤認識を起こさないための役割を果たします。
• 納品遅延の防止
  納品時間を計画的に管理することで、遅延を防止します。
• 移動時間とバッファ時間の明確化
  配車表を活用することで、移動時間の可視化や予備時間の確保が可能になります。

さらに、配車表により配車業務の可視化が実現し、配車効率を定量的に把握することができます。この可視化が、業務改善や効率向上への第一歩となります。

配車表作成における現状の課題

配車表は、紙、Excel、または配車管理システムを用いて作成されていますが、多くの企業では依然として紙やExcelを活用した運用が一般的です。これらの手動管理方法は、特に納品先や物量の変動が大きい場合に対応が困難となり、効率の低下やミスの発生につながっています。

ここでは、紙やExcelでの配車表作成における主な課題を詳しく解説します。

1．手動管理の限界

紙やExcelを使った手動管理では、以下のような問題が生じます。

• 作業負担の増大
• 人的ミスの発生
• 最適解との乖離

配車計画は、複数の納品先や商品種別、物量、運行時間、納品時間指定、ドライバーの労働時間など、多岐にわたる条件を考慮し、効率的な配送を目指す複雑な業務です。膨大なデータを取り扱うため、手動での入力や計画には時間がかかり、担当者への負担が非常に大きくなります。

また、手作業による管理は、以下のような人的ミスを招きやすいという課題があります。

• 入力ミスや計算ミス
• データの欠落や誤削除

さらに、納品先が多く物量が変動しやすい場合、いわゆる「組合せ最適化問題」が顕在化します。これは、複数の制約条件下で最適な選択肢を導き出す問題であり、手動での解決は極めて困難です。その結果、非効率な配車計画が作成され、輸配送コストの増加やサービスレベルの低下を招くリスクがあります。

2．リアルタイム対応の難しさ

手作業での配車計画・管理では、リアルタイムな配車変更への対応が難しいという課題も存在します。以下のような突発的な事象に対処することが困難です。

• 顧客からの急な変更依頼
• ドライバーの体調不良
• 渋滞や通行規制、天候不良といった交通状況の変化

これらのイレギュラーに迅速に対応できない場合、以下のような影響が発生します。

• 配送の遅延や運行計画の破綻
• 一部ドライバーへの過剰な負担
• 納品時間指定の遅延による顧客満足度の低下

リアルタイム対応が難しい環境では、現場の混乱を招くだけでなく、取引先からの信頼を損なう可能性もあります。

配車業務の属人化とその解決策

配車業務は、長年の経験や勘に基づく部分が多く、ノウハウが明文化・体系化されていない企業が多数存在します。その結果、業務の属人化が進み、以下のようなリスクが発生しています。

• 担当者の退職・異動による計画作成の遅延
• 業務効率や品質の低下

属人化した配車業務を後任者が引き継ぐ際、経験不足から計画作成に時間がかかるほか、ロジックが明確化されていないため、効率が大幅に低下する場合があります。また、納品先との暗黙のルールが記録されていない場合、サービスレベルの低下を招く可能性があります。

配車管理システムの導入による課題解決

配車業務の属人化を解消し、効率化を図るための解決策として、「配車管理システム」の活用が挙げられます。配車管理システムは、以下の情報を入力することで効率的な配送計画やルート作成を自動化できるツールです。

• 物量
• 納品先住所
• 納品条件（時間指定、荷下ろし時間等）
• 車両情報
• ドライバー情報

配車管理システムの主なメリット

配車管理システムを活用することで以下のメリットがあります。

・計画作成のスピードアップ
配車計画を迅速に作成し、担当者の負担を軽減します。

・人的ミスの防止
自動化により、計算やデータ入力ミスを最小限に抑えます。

・計画精度の向上
組合せ最適化アルゴリズムを活用し、効率的で最適な配車計画を作成します。

・リアルタイムでの情報更新
ドライバーの位置情報や交通状況をリアルタイムで反映し、柔軟な対応が可能です。

配車管理システムの特徴と効果

配車システムは、必要な情報を入力するだけで最適な配送ルートを自動生成します。これにより、複雑な計算作業を不要とし、納品先数が増加しても担当者の負担を抑えることができます。さらに、人的な計算ミスを防ぐことで、配送遅延や顧客満足度の低下といったリスクを未然に防止します。

システム操作はシンプルで、知識やスキルを問わず誰でも扱える設計が施されています。イレギュラー要素もパラメータとして管理でき、経験則に頼ることなく業務を遂行できます。このため、人材育成期間の短縮や育成コストの削減にもつながります。

また、配車システムはリアルタイムで情報を更新できるため、急な配送変更依頼や交通状況の変化といった外的要因にも即座に対応可能です。最適なルートでの配送により、燃料消費や走行距離の削減が実現し、輸送コストの削減と業務効率化にも寄与します。

配車管理システムの種類と選定のポイント

配車管理システムは大きく以下の2種類に分けられます。

・配車計画特化型システム
配車計画の立案を効率化するツールです。

・実行管理型システム
配車計画の立案に加え、運行状況の管理までサポートするツールです。

近年では、AIを活用した配車管理システムも増加しています。システムによってAI機能の範囲や精度が異なるため、導入時には比較検討が重要です。

まとめ

配車表は輸配送業務の効率化とサービス品質の向上に不可欠なツールです。従来の紙やExcelによる運用は属人的な課題を引き起こしますが、配車管理システムの活用により効率的な計画作成や柔軟な対応が可能となります。このようなシステム導入は、人的ミスの軽減、輸送コスト削減、そして顧客満足度向上につながります。

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